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Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Artikel-ID: 3
Zuletzt aktualisiert: 16 Okt. 2009
Revision: 1
Veröffentlicht: 16 Okt. 2009
von Negele R.
Aktualisiert: 16 Okt. 2009
von Negele R.
Beanstandet das Finanzamt die Einträge im Fahrtenbuch, wird der Anteil für Privatfahrten pauschal festgesetzt. Dann war nicht nur die Arbeit eines ganzen Jahres umsonst, sondern es werden meist auch noch höhere Steuern auf den Betriebs-Pkw oder Firmenwagen fällig. Eine Reihe von Urteilen zwingt zu sorgfältigen Aufzeichnungen.

Die private Nutzung eines Pkw kann anhand der tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden. Hierfür muss das Fahrtenbuch die Kosten durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten ordnungsgemäß auflisten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Zwar ist der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gesetzlich nicht näher bestimmt, die Voraussetzungen sind jedoch durch die BFH-Rechtsprechung im Wesentlichen geklärt (BFH, Beschluss v. 16.1.2009, VIII B 140/08, BFH/NV 2009 S. 770).

In mehreren Urteilen wurden die Anforderungen näher präzisiert, sodass kein weiterer grundsätzlicher Klärungsbedarf besteht (BFH, Beschluss v. 14.10.2008, X B 252/07, BFH/NV 2009 S. 23).

Hiernach lassen sich zwei Kernthesen ableiten:

  • Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen alle Angaben enthalten und diese müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt und die Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden (BFH, Urteil v. 16.3.2006, VI R 87/04, BStBl 2006 II S. 625).
  • Ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel noch formell ordnungsgemäß sein kann, führen auch kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist (BFH, Urteil v. 10.4.2008, VI R 38/06, BStBl 2008 II S. 768).

Kleinere formale Mängel können sich rächen

Zwischen diesen beiden Eckpunkten - kleine noch tolerierbare Fehler oder erhebliche Mängel - müssen Gerichte immer wieder entscheiden, meist zugunsten des Fiskus. Dabei geht es noch nicht einmal um schlampige und lückenhafte Fahrtenbuchführung, sondern um kleinere formale Mängel. Die führen meist schon dazu, dass die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Authentizität in erheblichem Maße in Zweifel gezogen wird und es deshalb der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden kann.

Nachfolgend einige Beispiele aus der aktuellen Rechtsprechung.

  • Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nicht vor, wenn etliche Einzeleintragungen in einer gewissen Regelmäßigkeit und Ähnlichkeit Fehler und Widersprüche zu den übrigen Belegen aufweisen. Das gilt etwa bei erheblichen regionalen Abweichungen der für bestimmte Tage angegebenen Zielorte von den Regionen, von denen die zeitgleich ausgestellten Tankquittungen stammen (FG München, Urteil v. 14.5.2009, 15 K 2945/07).
  • Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nur vor, wenn es zeitnah geführt worden ist. Das Merkmal der Zeitnähe bezieht sich allein auf den zeitlichen Zusammenhang zwischen einer durchgeführten Fahrt und dem schriftlichen oder elektronischen Festhalten dieser Fahrt in einer Aufzeichnung (BFH, Urteil vom 21.4.2009, VIII R 66/06).
  • Sind im Fahrtenbuch für rund 13 Monate keinerlei Privatfahrten vermerkt worden, bestehen erhebliche Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit. Denn es ist nicht glaubhaft ist, dass innerhalb eines Zeitraums von mehr als einem Jahr keinerlei Privatfahrten getätigt worden sind (FG München, Beschluss vom 19.2.2009, 7 V 3717/08).
  • Die überwiegende betriebliche Kfz-Nutzung darf durch formlose und zeitnahe Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum glaubhaft gemacht werden. Dabei kommt es nicht entscheidend darauf an, ob ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt (FG München, Urteil v. 9.3.2009, 6 K 4619/06).
  • Eine mittels Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenen Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, stellt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar (FG Münster, Urteil v. 18.12.2008, 12 K 1073/07 E). Daher ist auch der Ausdruck einer Excel-Tabelle zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Fahrtenbuchangaben nicht geeignet (Hessisches FG, Urteil v. 1.12.2008, 13 K 2874/07).
  • Differenzen zwischen eingetragenen Streckenlängen und Kilometerständen von insgesamt 14 km an 2 Tagen und Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5 % führen nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Listenpreis-Regelung (FG Düsseldorf, Urteil v. 7.11.2008, 12 K 4479/07 E, EFG 2009 S. 324).
  • Führt eine Person ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, so kann sie gleichwohl für die Besteuerung der Privatfahrten zwischen der 1%-Regelung und der Ermittlung aufgrund des Fahrtenbuchs wählen. Dabei ist sie an die bei Einreichung der Steuererklärung erklärte Wahl nicht gebunden, soweit der Steuerbescheid verfahrensrechtlich noch änderbar ist (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 30.5.2008, 5 K 2268/06, EFG 2009 S. 457). Bei der Gewinnermittlung gilt das allerdings seit 2006 nur noch bei der überwiegend betrieblichen Nutzung.
  • Führt ein Rechtsanwalt aufgrund seiner Verschwiegenheitspflicht kein Fahrtenbuch, ist die private Nutzung des betrieblichen Kfz pauschal zu ermitteln. Insoweit bestehen keine verfassungsrechtlichen Bedenken, da einer nicht sachgerechten Bewertung der Nutzungsentnahme durch die Führung eines Fahrtenbuchs begegnet werden kann (BFH, Beschluss v. 3.1.2007, XI B 128/06, BFH/NV 2007 S. 706). Gleiches gilt auch bei einem Arzt, der hinsichtlich seiner Patienten eine Verschwiegenheitspflicht hat. Deswegen sind die Maßstäbe bei der Führung eines Fahrtenbuchs nicht herabzusetzen (FG München, Urteil v. 20.7.2007, 13 K 1877/04).
  • Ist ein Fahrzeug aufgrund seiner Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich nur zur Beförderung von Gütern bestimmt ist, wird es i. d. R. nicht auch für private Zwecke eingesetzt. Insoweit wird kein Fahrtenbuch benötigt (BFH, Urteil v. 18.12.2008, VI R 34/07, BStBl 2009 II S. 381).
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